Cuando el correo electrónico falla, se regresa a lo básico

Ayer como en ocaciones ya muy fecuentes con UNE Telecomunicaciones sucede que el correo no funciona y es por ello que he decidido escribir este articulo.

La gente tiende a depender
principalmente de los mensajes de correo electrónico y de texto.

Por qué es tan difícil tomar el
teléfono?
Son mucho más pequeños de lo que
eran antes, y en estos días, incluso los tipos no muy avezados tecnológicamente
como yo podemos llamar y enviar mensajes de texto y de correo electrónico,
mandando archivos y fotos a todo el mundo con facilidad.
Pese a estos avances, la calidad
de las comunicaciones de negocios se ha empobrecido en los últimos años a
medida que las personas evitan las llamadas telefónicas y las reuniones frente
a frente en beneficio de la eficiencia.
Recientemente escuché a un
administrador superior defender su manejo de una situación diciendo: “No sé por
qué no entienden el asunto.
Debo haber enviado una docena de
extensos correos electrónicos sobre el tema en la última semana”.
Una breve conversación seguida
por un correo electrónico conciso para confirmar los siguientes pasos
probablemente habría solucionado el problema en unos minutos, y le habría
ahorrado la molestia de escribir esos extensos correos electrónicos, y las
complicaciones subsecuentes.
Otro ejecutivo se quejó conmigo:
“He enviado al tipo un montón de mensajes de texto. Sé que está ahí, entonces
¿por qué no está respondiendo?”
Evidentemente habría sido mejor
tomar el teléfono o caminar hasta el escritorio de la persona y discutir el
asunto frente a frente; una acción que habría resuelto el problema y eliminado
de inmediato la creciente tensión.
En resumen, si estos
administradores hubieran intentado caminar y hablar en vez de teclear y
refunfuñar, habrían solucionado estos problemas rápida y fácilmente,
ahorrándose tiempo y esfuerzo.
¿Por qué no tomar el teléfono?
A medida que la tecnología ha
evolucionado, también lo ha hecho la etiqueta de negocios.
La gente tiende a depender
principalmente de los mensajes de correo electrónico y de texto porque estas
comunicaciones son precisas y menos intrusivas, mientras que una llamada
telefónica ahora indica que un asunto no puede ser resuelto por los medios
comunes.
Pero no hay nada eficiente en
permitir que un problema pequeño se intensifique.
Para derribar esta nueva barrera
en la comunicación, haga que las comunicaciones cara a cara sean parte de la
vida cotidiana en su oficina.
La expresión australiana para
esto es going walkabout (salir a pasearse); muchos consultores de gestión de
negocios le llaman “administración dando vueltas”.
No importa cómo se le llame,
funciona, y si usted y su personal superior no lo están haciendo, se están
perdiendo de una de las herramientas de administración menos costosas y más
efectivas que existen.
Siempre he disfrutado de llegar a
conocer a la gente en las compañías Virgin. Considero que es una forma mucho mejor
de tener una sensación de lo que realmente está ocurriendo que sentándome en mi
oficina a leer informes.
No todos son extrovertidos, así
que he aquí algunos consejos:
Sea igualitario. No restrinja sus
paseos sólo a su área de la compañía; trate de conocer a colegas en todos los
niveles. Realice sus paseos en horarios al azar; no quiere que los empleados de
la línea del frente estén pensando: “Son las tres en punto del martes.
Debería estar aquí en cualquier
momento”. Si los gerentes o jefes de departamento piden acompañarle,
explíqueles cortésmente que conocerá mejor a la gente si va usted solo.
Si se topa con empleados a los
que no haya conocido antes, asegúrese de estrecharles la mano y siempre
preséntese con su nombre, sin importar cuál sea su puesto en la compañía.
Mantenga la informalidad: “Hola,
soy John Brown”, es mucho menos intimidante que “Buenas tardes. Soy el director
financiero, el señor Brown”.
No restrinja la conversación a
asuntos de trabajo. Si nota una fotografía familiar en un escritorio, un
comentario como: “¿Veo que tienes un jugador de tenis en la familia? A mis
hijos les encanta agotarme haciéndome correr por toda la cancha”, ayudará a
romper el hielo.
Relájese y diviértase, haga
preguntas y escuche. Pregunte a su colega cuáles ve como las fortalezas y
debilidades de su área, y sus opiniones sobre los desafíos que enfrenta la
empresa.
Apunte todo lo que le parezca
digno de darle seguimiento.
Si tiene alguna noticia que
compartir, ofrezca una opinión equilibrada; hechos positivos así como
inquietudes.
Es poco probable que los
empleados de la línea del frente sepan mucho sobre el panorama general, así que
necesitarán su ayuda para poner las cosas en perspectiva.
Sobre todo, trate de atrapar a
los empleados que están haciendo algo bueno; reconozca y celebre las fortalezas
y logros de la gente en el sitio. Si resulta que se topa con un problema, es
mucho mejor mencionar discretamente el asunto a un supervisor posteriormente,
en vez de avergonzar al miembro del personal.
Si necesita dar un cambio
radical, ¡haga una fiesta! No sólo es una excusa grandiosa para divertirse un
poco, sino que usted y sus colegas pueden pasar tiempo juntos.
Entonces, por favor, levántese de
esa silla ergonómicamente correcta ahora mismo; no hay mejor momento que el
presente para un paseo de prueba.

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