Siete claves del éxito al adoptar sistemas de información

La tecnología ayuda a una empresa
a organizarse mejor.  por ello se creo TODO EN UNO 

Opinión / El entorno empresarial
actual difiere enormemente del que vivíamos hace 10 años y de las necesidades y
exigencias de los años venideros.

En el futuro, se van a superar
con creces los requerimientos actuales, lo cual causa que las competencias
personales y empresariales deban ser cada vez más sofisticadas y exigentes.
Esta dinámica ha sido impulsada en mayor medida por el crecimiento de las
innovaciones tecnológicas en materia de acopio, transformación y difusión de
información, las cuales nos han llevado a tener un mundo cada vez más en línea,
que exige por lo tanto más agilidad e inmediatez en las acciones y decisiones
para mantenernos competitivos en un mundo donde, paradójicamente, la constante
es el cambio.
Tanto las personas como las organizaciones empresariales se han ido amoldando a
este nuevo entorno y ya se empiezan a crear estándares de manejo de información
que se consideran básicos y que por lo tanto se dan por descontados en las
relaciones interpersonales e interempresariales.
El celular, Internet, los sistemas inalámbricos de comunicación, la mensajería
instantánea, por mencionar algunos, son claros ejemplos de esta adaptación del
comportamiento.
En el plano empresarial, el manejo de la información mediante sistemas que
permiten centralización de fuentes únicas de datos, con amplia disponibilidad
de acceso, independientes de la ubicuidad o el medio que utilice el usuario
para acceder a ellos, cumplen con ese mismo propósito.
Es aquí donde nacen los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning), BI
(Business Intelligence), CRM (Customer Relationship Management), que hoy son la
plataforma obligada para moverse ágilmente en el mundo de los negocios y
mantener niveles adecuados de competitividad y sostenibilidad.
El aprovechamiento máximo de estas tecnologías no se da en forma espontánea por
el simple hecho de adoptarlas; se requiere una serie de elementos que habrá que
conjugar para hacer una selección de la solución correcta e involucrarla en la
cultura de la organización, para que realmente se pueda obtener un beneficio
real de dichas herramientas.
Para lograr que el resultado realmente sea satisfactorio y nos podamos alejar
de las historias de fracaso que todos conocemos, conviene no perder de vista
los siguientes elementos, dentro del proceso de adopción de la tecnología:
1. Integre un equipo
multidisciplinario.
La adquisición y puesta en marcha de un sistema de
información no es tarea exclusiva del personal del área de tecnología de la
organización. De hecho, las experiencias han demostrado que si se enfoca de esa
forma posiblemente el proyecto será un fracaso.
Un sistema de información ERP es una herramienta que permite que todas las
áreas de la organización interrelacionen su información a través de los
procesos misionales y administrativos de la misma. Por esta razón, en el
proyecto deben estar involucrados todos los actores necesarios, desde la
presidencia hasta el personal operativo, para que finalmente el resultado
refleje la visión de todos y cada uno de ellos y el resultado esté alineado con
las estrategias generales y las necesidades particulares de cada proceso de
negocio.
2. Seleccione el producto
correcto para su empresa.
Los requerimientos de su organización son
particulares, al igual que la forma en la que ejecutan sus actividades de
negocio. Por esta razón lo primordial es asegurar que el producto escogido
cubre esas expectativas.
Pero ahí no para la tarea; se debe igualmente buscar que el producto tenga los
elementos que permitan atender no solo las demandas de hoy, sino que tenga la
capacidad de recibir las demandas de un entorno que implica cambios con alto
requerimiento de eficacia en la respuesta. Los siguientes son los aspectos que
hay que considerar:
·
Asegúrese de que el fabricante del producto conozca en profundidad la
problemática de la región o país donde desarrolla sus operaciones y verifique
que cuenta localmente con el equipo idóneo para atender los cambios en forma
ágil.
· El
producto debe ser tecnológicamente independiente de la plataforma de base de
datos.
·
Deber ser altamente configurable y poseer múltiples opciones de
parametrización, que permitan modelar la realidad operativa del cliente.
· Debe
poseer herramientas que permitan construir y operar flujos de trabajo; de esta
forma se facilitará la operación para el usuario y los cambios que la operación
requiera se incorporarán de forma inmediata en el sistema.
·
Prefiera los productos que sean desarrollados, provistos, implementados y
mantenidos por el mismo fabricante. Más de un jugador implica más desgaste, más
costos y menos velocidad de respuesta cuando los inconvenientes surgen.
· Si
el producto tiene que ser ‘localizado’, seguramente tendrá inconvenientes y
demoras cuando las reglas locales cambien. Prefiera productos nativos de su
país o región; siempre responden mucho mas ágilmente que los productos
extranjeros.
3. Escoja el socio de
negocios correcto.
Este
es posiblemente el aspecto más sensible de la decisión. Más que un sistema de
información, la empresa está incorporando un socio de negocios que va a ser su
apoyo para la ejecución de las metas estratégicas y tácticas de la organización
en el largo plazo.
Por esta razón es indispensable mirar con detenimiento aspectos como:
· Historia
del proveedor
: cuál es su trayectoria, cuánto tiempo lleva en el
mercado, cuantas instalaciones exitosas puede mostrar, cual es su reputación en
el mercado.
· Experiencia
en consultoría
: como administra sus proyectos, que metodologías
utiliza, con que certificaciones cuenta, que entendimiento ha demostrado de la
problemática de la empresa, cuantas versiones ha liberado del producto.
· Cultura:
cuál es el comportamiento de negocios de la empresa, cómo atiende los problemas
y reclamos, como responden las inquietudes y requerimientos.
· Inversión
y crecimiento
: cuál es el comportamiento de crecimiento de la
organización, cuánto invierte en Investigación y Desarrollo.
4. Seleccione un equipo
humano altamente comprometido.
La
adopción de un sistema de información implica un cambio cultural fuerte, no
solo por la llegada de una nueva herramienta, sino porque ella exige un nivel
de integración e interacción diferente, en el cual todos los funcionarios son
dueños de una parte del proceso y a su vez son clientes y proveedores de los
demás.
La participación debe ser activa y centrada en resultados, e involucra
absolutamente a todos los niveles de la organización, independientemente de su
nivel jerárquico. Una estructura de relacionamiento a nivel de equipo de
proyecto (cliente-proveedor) será el mecanismo que permita hacer una ejecución
controlada y comunicada, que fije derroteros, anticipe riesgos, cree planes de
mitigación y consiga el resultado final en los términos esperados de tiempo,
costo y forma.
5. Defina en forma
detallada el plan de implementación y divúlguelo.
La definición clara de las metas en
cada etapa del proceso, la divulgación explícita de las acciones a ejecutar y
los resultados esperados dará un piso real al proyecto y evitará inconvenientes
costosos. No asuma nada; verifique y corrija rápidamente cualquier situación
que atente contra el resultado esperado de cualquier actividad.
6. Ofrezca el soporte y
todas las herramientas necesarias para el proceso de implementación.
El proceso generalmente es exigente
y los problemas e inconvenientes van a saltar a cada paso del mismo. Ofrezca y
demande todo el apoyo que el equipo requiera y rodéelo de las herramientas
suficientes y necesarias para que ejecute su tarea. En otras palabras, asegure
que no falten elementos para que las tareas se puedan llevar a cabo y los
problemas puedan resolverse.
7. Ejecute el plan,
evalúe los resultados, ajuste el plan y repita el ciclo nuevamente.
Esta es la disciplina que se
convertirá en parte del ambiente de trabajo, no solo en las fases de
implementación sino también después de la salida en producción del sistema.
Este ciclo permitirá lograr el máximo aprovechamiento de la inversión y sus
resultados y creará el ambiente propicio para poder atender las nuevas demandas
del mercado y efectuar los cambios en los procesos para atenderlas oportuna y
eficazmente.
Si bien no se trata de una receta de cocina o una
fórmula infalible, si está demostrado que la observación de estas premisas trae
resultados positivos, cuando se ejecutan en forma disciplinada y con un alto
nivel de comunicación. De esta forma lograrán las organizaciones entrar el
entorno y estar preparados para continuar en la carrera empresarial que el
futuro demandará.
Digital Ware S.A., empresa colombiana con 20 años de presencia en el mercado,
ha basado su gestión hacia el mercado en estos principios, generando
plataformas de información altamente especializadas en Gestión Administrativa y
Financiera (Seven ERP); Gestión de Nómina y Recursos Humanos (Kactus HR);
Gestión de Servicios Hospitalarios (Hosvital HS), las cuales han permitido que
más de 500 empresas en Colombia y en el exterior puedan manejar un entorno de
manejo de información que apoya su gestión y crecimiento, utilizando tecnologías
desarrolladas con visión innovadora y siguiendo los más exigentes estándares de
calidad.
Adicionalmente, hoy en día la compañía cuenta con el único proyecto de
Responsabilidad Social Empresarial basado en tecnologías de información con
K-Client, herramienta de Gestión de Relacionamiento con Clientes (CRM) por
Internet, totalmente gratuita, con la cual se promueve el acceso a las últimas
tecnologías de información para los eslabones primarios de la cadena productiva
del país, los microempresarios.
La gestión de Digital Ware S.A. cuenta hoy en día con los más altos
reconocimientos del mercado, dentro de los cuales se destacan, entre otros, el
Premio Portafolio como la Empresa más Innovadora de Colombia; el Premio
Colombiano de Innovación y Desarrollo Tecnológico otorgado por Fedesoft y el
Premio Colombiano de Exportación de Software, los cuales evidencian los
resultados de una gestión estructurada y claramente centrada en sus clientes y
su evolución tecnológica.

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