El correo electrónico de la oficina: 9 cosas que no debes hacer

Una de las
herramientas más útiles del mundo laboral, si no la más, puede convertirse en
el peor medio de comunicación con tus colegas. ¡Mejor revisa estos consejitos!
1.      
Poner saludos o despedidas de plantilla: Aunque bien es práctico poner una firma de
plantilla donde aparezcan tus datos, así como muchas veces te diriges al
embajador de un país nórdico, también te diriges a personas más cercanas que
quedan muy desconcertadas cuando el tono de tu correo corresponde con tu voz,
pero el saludo o la despedida son lejanos y excesivamente protocolarios. Es
como tutear y ustear al mismo tiempo. Despídete de cada uno de tus
destinatarios como cada uno merece
según el nivel de confianza que se
tienen. Al César lo que es del César.
2.     
Escribir el cuerpo del correo en el campo del asunto: el asunto es un campo diseñado como referencia,
para buscar correos anteriores, pero no es correcto utilizar este campo como si
fuera el cuerpo mismo del correo. Además de ser un poco intrusivo para quien
lo recibe, pocas personas leen el asunto después de haber abierto el correo.
Tus
palabras pueden estar en el lugar equivocado.
3.     
Responder a todos: esta herramienta es una de las más delicadas en el trabajo. Si eres jefe
de alguien y quieres llamarle la atención a uno de tus subalternos lo mejor es
que le escribas individualmente o que saques tres minutos para llamarlo y
establecer una conversación por teléfono en la que esa persona tenga
oportunidad de réplica. Escribir un regaño con copia a toda la empresa te
deja muy mal parad0 como jefe.
La ropa sucia se lava en casa.
4.     
Poner a otros a que escriban por ti: el correo es algo personal e intransferible,
incluso para esas personas que viven realmente ocupadas, como presidentes de
multinacionales y hasta de países. Ningún líder pone a la secretaria a
responder mensajes desde su correo.
Es de lo más impersonal y, aunque
algunos crean que es símbolo de poder, es literalmente de quinta, (porque no
hay de sexta).
Para eso se inventaron los teléfonos con Internet. El correo
lo contesto primero yo, segundo yo, y después yo.
5.     
No saludar: A veces
cuando uno tiene mucho afán se salta algo muy importante, que es saludar para
dirigirse a alguien. Pareciera algo sin importancia, pero muchos sicólogos
aseguran que la palabra favorita de cada ser humano es su propio nombre.
Crear
estos lazos de respeto, incluso por mail, puede ser un pequeño detalle que
encamine tu carrera laboral al éxito.
6.     
Utilizar exceso de signos o de emoticones: Para demostrarle a alguien que estás contento,
sorprendido, molesto o que tienes dudas, no hacen falta más que dos signos de
exclamación o de interrogación, uno al principio y otro al final. A menos de
que trabajes en Timoteo, el exceso de estos signos y de emoticones solo te
hacen ver algo inmadura y demasiado emocional.
Úsalos con mesura, si no
quieres que después te digan osito cariñosito por ahí.
7.     
Usar el correo como un chat: Muchas personas tienen la maña de utilizar el correo electrónico a
manera de chat y esta práctica puede ser muy desgastante, tanto para ti,
como para tus destinatarios.
Si tienes que hacer comentarios sobre algo es
mejor que los reúnas todos antes de contestar, lo mismo que si tienes preguntas
sobre algo. Intenta decantar la información y agrupar las cosas que
tienes para decirle a tu jefe o a un subalterno, de forma que cuando les llegue
un correo tuyo lo lean con atención. Del afán no queda sino el cansancio.
8.     
Escribir cosas larguísimas: Menos es más. La capacidad de síntesis y de claridad al escribir un
correo laboral hace que las personas capten tu mensaje y haya una comunicación
más fluida. Evita parrafadas y explicaciones muy extensas. Otro consejo
práctico para cuando es inevitable que el correo sea largo, es que enumeres y
pongas en negrilla la idea central de cada punto o párrafo, y así tu
destinatario puede leer en resumen lo que quieres decirle si no tiene
suficiente tiempo para leerlo todo de primerazo.
9.     
Renunciar o despedir a alguien: Hay cosas que se deben hacer en persona y de
viva voz. Puede que después de comunicarle a tu jefe o a tu subalterno la
decisión escribas una carta
o un correo explicando motivos o despidiéndote.
Pero en principio, las renuncias y los despidos se hacen preferiblemente en
carne y hueso.

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