Colapso en procesos virtuales con portal de la DIAN

Colapso en procesos virtuales con portal de la DIAN: ¿Qué lo puede estar generando y cómo enfrentarlo?

Durante los días 9, 10 y 11 de mayo el portal de la DIAN no pudo recibir las declaraciones virtuales ni los reportes de información tributaria y todo a pesar de que están estrenando página. ¿Estará fallando la estrategia de haber puesto a tantas personas y empresas como obligadas a usar los servicios virtuales de la DIAN?

El pasado 9 y 10 de mayo el nuevo portal de Internet de la DIAN no pudo cumplir con el desafío que le implicaba en un mismo día recibir, de múltiples usuarios, no sólo las declaraciones de IVA y Retención en la Fuente que se vencían esos días, sino también los formatos con información exógena que también empezaron a vencerse en esas fechas para la mayoría de los reportantes.
La solución de la DIAN ante estos inconvenientes técnicos fue la de dar avisos en su portal de Internet y en sus páginas oficiales de Twitter y Facebook, con instrucciones tales como que las declaraciones tributarias que no se podían presentar virtualmente se tenían que ir a presentar a la carrera, ese mismo día, en forma litográfica (en papel) en los bancos. Y para muchos fue un caos tratar de conseguir formularios en papel para cumplir con esa obligación ese mismo día pues no querían incurrir en extemporaneidad.
En otro de los avisos, para quienes no pudieron entregar virtualmente sus reportes de información exógena, se les dijo que si querían podían seguir intentando hasta las 12 de la noche o sino, que podían aprovechar las instrucciones sobre “contingencia” que están incluidas en los últimos artículos de las resoluciones 11423 a 11430 de octubre de 2011 y que tendrían 8 días hábiles más de plazo para entregar sus reportes sin que se consideraran extemporáneos.
Uno de esos avisos decía textualmente lo siguiente:
“La Subdirección de Gestión de Tecnología de Información y Telecomunicaciones, comunica que: El día 10 de Mayo de 2012, se han presentado demoras y represamiento en el Servicio Informático Electrónico de Presentación de Información por Envío de archivos. El corte las 5:30 pm de hoy nos muestra que más de la mitad de los usuarios ya han podido cumplir con su obligación. Los ajustes técnicos aplicados a nuestro sistema permitirán a los contribuyentes que aún no han entregado su información, hacerlo hasta las 12 de la noche del día de hoy
(El subrayado es nuestro)

¿Qué está generando todo ese caos?

Pudiera empezar a pensarse que la estrategia del director de la DIAN, Juan Ricardo Ortega, de obligar esta vez a todos los reportantes de exógena a entregar sus reportes únicamente en forma virtual, es lo que principalmente estaría ocasionando este “represamiento” como lo llama la DIAN.
Además, puede estar sucediendo que muchos obligados a declarar virtualmente y que están obligados a empezar a hacerlo desde julio de 2012 (tal como lo indicó la resolución 019 de febrero de 2012 que modificó la resolución 12761 de diciembre de 2011), no han querido esperar hasta esas fechas y están empezando desde ya voluntariamente a presentar sus declaraciones en forma virtual.
Otra muy segura causa puede estar en el hecho de que los usuarios del portal de la DIAN no han revisado si sus computadores y redes que están usando reúnen los mínimos requisitos técnicos que vive actualizando la DIAN y que se publican en este enlace:
Incluso, en el Twitter y el Facebook de la DIAN se leyeron instrucciones técnicas adicionales como las siguientes:
“Para presentar declaraciones o información exógena por los servicios en línea el Flash Player debe ser la versión 11.1. o siguientes.”
“Para utilizar servicios en línea de la #DIAN se recomienda: navegador Firefox 12, Java 1.6.30 y Flash 11 en Windows XP y Windows 7”
Y si se seguían generando algún tipo de errores adicionales, en ese caso lo correcto es revisar otra sección del portal de la DIAN donde se han recogido las respuestas a los inconvenientes técnicos: http://www.dian.gov.co/DIAN/15Servicios.nsf/cb0b582428cd50c605256fe4007ea157/742b5097ecb1135a0525718f00789a02?OpenDocument

¿Qué queda como experiencia con todos estos inconvenientes?

No cabe duda de que evitarse filas en los bancos o en las sedes de la DIAN es algo muy importante en esta era tecnológica, y por eso se agradece que la DIAN tenga sus servicios informáticos electrónicos. Pero es muy traumático para un obligado a usar dichos servicios el estar perdiendo tanto tiempo con procesos tributarios y puede ser hasta ofensivo que la misma DIAN le insinúe que siga intentándolo “hasta las 12 de la noche”.
Por tanto, lo que queda como experiencia de estos fallos en el portal de la DIAN es que dicha entidad debía haberse preparado mejor con mayores ajustes técnicos a su portal que le ampliaran la capacidad para soportar la cantidad de tráfico que se le venía en estos meses.
Y si por ahora la DIAN no hace esos ajustes, tocará que los usuarios del portal tengan que estar madrugando con muchos más días de anticipación a presentar sus declaraciones o reportes virtuales, pues nunca se deben confiar de que la página web de la DIAN va estar funcionando a plena capacidad, justo el mismo día en que se vencen sus obligaciones y que en la calle van a existir suficientes formularios en papel para reemplazar la declaración virtual (a propósito, esto es algo que por ejemplo no se ha contemplado con el caso de la PILA, la cual, si llega a fallar Internet, ya no existen “formularios en papel” que la reemplacen).
Y en el caso de la entrega de los múltiples reportes de información exógena, lo mejor va a ser planificar la entrega de esos reportes para que, con varios días de anticipación, se pueda ir entregando los archivos de distintos formatos a lo largo de varios días, pues no es obligación entregar todos los archivos de todos los formatos en un mismo día.

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